Bil- & Elservice Ludvika AB se numesc specialiști BMW. De la înființarea sa în 1963 și până de curând, compania a avut un atelier BMW autorizat în orașul suedez Ludvika, situat la 220 km nord-vest de Stockholm. Gestionarea clienților și a atelierelor s-a desfășurat în mod tradițional analogic până la sfârșitul anului 2021/2022, când a fost inițiată trecerea la o soluție digitală cu TriSys. Vă invităm să citiți mai multe despre experiențele companiei în acest articol.

Deși Bil- & Elservice Ludvika AB, în calitate de specialiști BMW, au fost digitalizați în multe domenii, o mare parte a fluxurilor de lucru ale companie care este în legătură cu managementul atelierelor și clienților până la începutul anului 2021 au fost realizate în mod tradițional. Au fost folosite multe pixuri și multă hârtie în legătură cu actualizarea arhivei clienților, a fișelor de lucru, a completarii formularelor de servicii, a facturarii etc.
TriSys nu a trebuit să înlocuiască un sistem existent, dar este primul atelier digital al companiei și primul sistem de management al clienților. . Prin urmare, este doar o parte limitată a sistemului TriSys care a fost pusă în uz pentru început - și pe parcurs cei doi deținători doresc să profite de alte posibilități ale TriSys, de aceea doresc să îl folosească și  mai târziu.    

Crearea clienților și a vehiculului se face cu ușurință prin căutări după numărul de telefon și numărul de înmatriculare al vehiculului

Astăzi, în Trisys se ocupă gestionarea clienților și a vehiculelor, crearea ofertelor și a fișelor de muncă, comandarea mărfurilor și facturarea lor. Dar și gestionarea programului de lucru al angajaților, care este impusă de lege și de aceea trebuie documentată și să poată fi prezentată la inspecțiile autorităților, de care se ocupă astăzi în TriSys. Deoarece TriSys este un sistem bazat pe cloud, nu există cerințe mari pentru hardware-ul utilizat, care poate fi atât un computer, tabletă sau smartphone, ci doar o conexiune la internet și un browser de internet actualizat. La Bil- & Elservice Ludvika AB, operarea TriSys se face parțial prin intermediul PC-ului de la recepția clienților, precum și prin birou și prin două tablete în atelier. Un alt detaliu important este backup-ul datelor de sistem, care în TriSys se face complet automat.

Una dintre cele două tablete folosite de mecanicii din atelier

„Am realizat deja economii mari în raport cu timpul pe care îl petrecem pentru crearea clienților”, spune Roger și continuă: „Majoritatea datelor de bază pe care le creăm asupra clientului sunt obținute printr-o căutare a numărului de telefon al clientului. Este vorba doar despre informații precum adresa de e-mail, condițiile de plată și alte câteva informații pe care le introducem noi înșine. De asemenea, obținem informații despre vehiculul clientului automat prin simpla introducere a numărului de înmatriculare și apoi făcând legatura cu vehiculul clientului".

Pentru cunoscătorii BMW o mașină specială – BMW 850i – 5 L și 12 cilindri

În acest fel, Kenneth Bååth, care lucrează în recepția clienților, a reușit să creeze rapid toți clienții activi. În același timp, crearea de noi clienți a devenit mult mai ușoară. Același lucru este valabil și pentru cotația, crearea de carduri de lucru și comandarea pieselor de schimb. Dar, de asemenea, în raport cu legislația actuală GDPR, Bil- & Elservice Ludvika AB a câștigat un avantaj prin utilizarea TriSys, unde puteți contabiliza cu ușurință ce date au fost înregistrate și le puteți șterge dacă un client dorește acest lucru.

Cotațiile sunt pregătite în cel mai scurt timp în care clientul așteaptă

„Atunci când vine un nou potențial client – ​​sau sună pentru a obține o ofertă – acum putem pregăti o ofertă mult mai rapid decât înainte. După ce introducem numărul de telefon al clientului și numărul de înmatriculare al mașinii, suntem gata să facem oferta. Acum pur și simplu alegem ce tip de serviciu dorește clientul – de exemplu, 100.000 km de serviciu sau oricare alte servicii suplimentare – apoi sistemul creează oferta cu indicarea timpului petrecut, care sunt părțile incluse în executarea sarcinii. chiar vezi specificația și cantitatea uleiului(i), lichidului de frână etc. care urmează să fie folosit și pe care îl selectăm din propriul depozit. Prețurile pieselor de schimb se adaugă automat și în ofertă atunci când am dat clic pe catalogul de la furnizorul de la care dorim să obținem piesele”.

O mașină întreținută gata de ridicare

În cazul Bil- & Elservice Ludvika AB, este posibil să alegeți între catalogul Triscan și Bilxtra. În plus, stocul intern al companiei de piese de schimb BMW, uleiuri și alte consumabile este pus în managementul stocurilor TriSys. De asemenea, este posibil să se utilizeze scanere de coduri de bare în TriSys - și unul dintre acestea a fost achiziționat și este de așteptat să fie implementat în curând, astfel încât munca să fie redusă și mai mult.
Dacă oferta este acceptată, aceasta se transformă printr-un clic într-un card de job - iar comandarea pieselor necesare se face doar cu un clic. Acum nu mai rămâne decât să faceți o programare clientului.
„Suntem încântați de schema de servicii digitale din TriSys, care oferă atât clientului, cât și nouă înșine asigurarea că toate punctele au fost îndeplinite. Arată profesional și capacitatea de a înregistra service-ul și reparațiile în Digital Service Book.”
După cum am menționat mai devreme, la Bil- & Elservice Ludvika AB au fost exploatate departe de toate posibilitățile sistemului. Calendarul de programare, care oferă o imagine de ansamblu asupra ocupării atelierului, sarcinilor în curs și care sunt planificate, comanda pieselor de schimb, starea facturării și multe altele, nu este încă inversat.

Un exemplu de atelier suedez care folosește și funcția calendar

Același lucru este valabil și pentru posibilitatea de integrare într-un sistem economic. Prin alegerea unui contabil care cunoaște unul dintre numeroasele sisteme ERP în care TriSys poate fi integrat, se obțin economii mult mai mari la facturile contabile decât costul sistemului financiar bazat pe cloud ales. În acest context, este important de menționat că integrarea nu necesită nici un fel de cunoaștere a sistemului financiar ales – deoarece înregistrarea veniturilor/cheltuielilor, a contabilității, a TVA-ului de intrare/ieșire etc. toate au loc automat în plan secund. Misiunea de lucru a auditorului se reduce astfel la doar conectarea ocazională la sistemul financiar, efectuarea de verificări aleatorii și reconcilierea finală a conturilor lunare/anuale, a contabilității TVA și a contabilității fiscale.
Modulul de închiriere nu a fost încă pus în funcțiune, dar este o opțiune evidentă pentru toate atelierele cu mașini de închiriat, remorci și altele asemenea. Contractele de închiriere cu toate informațiile necesare despre clienți sunt finalizate cu doar câteva clicuri, rezervările duble pot fi evitate și puteți obține cu ușurință o imagine de ansamblu asupra afacerii de închiriere.
„TriSys s-a dovedit deja a fi un câștig administrativ. Abia am început, dar ne vom extinde utilizarea la mai multe dintre multele opțiuni pe care nu le-am folosit acum”.

La dreapta Roger Karlson, Bil- & Elservice Ludvika AB și la stânga Andreas Lundgren, HDBsystem AB

Din 2021, atelierul nu mai este un atelier BMW autorizat, ci un așa-numit atelier BMW de sine stătător. Cerințele de investiții în echipamente pentru întreținerea și repararea vehiculelor EV, precum și pregătirea necesară, nu au fost profitabile în comparație cu faptul că în Ludvika sunt înmatriculate în prezent doar trei modele BMW EV. Bil- & Elservice Ludvika AB are în continuare acces la piese originale din atelierele BMW autorizate. Același lucru este valabil și pentru accesul online la sistemele de atelier ale BMW - inclusiv diagnostice și instrumente.